Vigente
Documento disponible dentro del periodo definido por la empresa.
Vigencias y alertas
Control de vencimientos documentales con alertas y responsables
TapBox permite asociar fechas y estados a los documentos de cada ficha para que la empresa identifique qué está vigente, qué requiere atención y quién debe gestionar la actualización.
01Visibilidad
Una fecha de vencimiento debe convertirse en una acción, no en una sorpresa.
Registrar una fecha en una planilla no garantiza que alguien la revise. Un control efectivo necesita mostrar el estado, priorizar el pendiente y dirigir la responsabilidad hacia el área que debe actualizar la información.
TapBox relaciona la vigencia con la ficha y el documento correspondiente, evitando revisar listas separadas para reconstruir el contexto.
Próximo a vencer
Estado que permite priorizar una gestión antes de la fecha crítica.
Vencido
Documento que requiere actualización o revisión según el procedimiento.
Pendiente
Antecedente solicitado que todavía no está disponible o validado.
02Proceso
Define reglas antes de activar alertas.
- 01
Clasifica documentos
Separa los antecedentes por tipo de ficha y criticidad.
- 02
Establece vigencias
Define qué fecha corresponde registrar y cómo se interpreta.
- 03
Asigna responsables
Determina quién recibe, revisa y actualiza cada categoría.
- 04
Configura seguimiento
Ajusta estados y avisos de acuerdo con el tiempo real que necesita la operación.
03Aplicación
Controla vigencias de personas, empresas y equipos desde el mismo criterio.
Trabajadores
Antecedentes individuales sujetos a fechas o renovación.
Contratistas
Documentos corporativos y requisitos asociados al servicio.
Equipos
Certificados, permisos u otros antecedentes definidos por la empresa.
Faenas
Información que puede variar según contrato, ubicación o periodo.
04Gobernanza
El sistema muestra el estado; la empresa define la regla.
TapBox ayuda a visualizar información y organizar el seguimiento, pero no debe inventar criterios de cumplimiento. La empresa debe documentar qué significa cada estado, quién valida y qué acción corresponde ante un vencimiento.
Esa claridad evita que distintas áreas interpreten de manera contradictoria la misma señal.
- Matriz documental definida
- Responsables por categoría
- Plazos de aviso acordados
- Criterio de validación documentado
- Escalamiento de pendientes críticos
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Relaciona vigencias con empresas y trabajadores.
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Revisa el historial asociado a consultas y actualizaciones.
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Metodología para ordenar documentos antes de configurar alertas.
Ver páginaPreguntas frecuentes
Respuestas antes de evaluar TapBox.
¿TapBox envía alertas antes de un vencimiento?
La plataforma contempla seguimiento de vigencias y avisos. Los canales, plazos y reglas exactas deben configurarse y confirmarse durante la implementación.
¿Puedo definir distintos plazos de aviso?
La configuración debe adaptarse a la criticidad y tiempo de renovación de cada documento. Ese detalle se acuerda con el cliente.
¿Qué documentos se pueden controlar?
Los tipos de documento dependen de la operación: trabajadores, empresas contratistas, equipos, faenas u otras fichas definidas.
¿Un documento vencido se bloquea automáticamente?
No debe asumirse. Las consecuencias de cada estado y cualquier bloqueo deben formalizarse según las reglas del cliente.
¿Quién actualiza la información?
La empresa debe definir roles y responsables. TapBox organiza el flujo de acuerdo con esa distribución.
Demostración
Revisemos tu operación documental.
Cuéntanos qué documentos, trabajadores, contratistas, equipos o faenas necesitas controlar. La demostración se prepara con un caso cercano a tu flujo real.
- Atención directa del equipo TapBox
- Implementación adaptable a cada operación
- Equipo chileno, con cobertura en todo el país